El presente documento contiene las Políticas para el Tratamiento de los Datos Personales Administrados por la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS S A S; en virtud de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, así como por lo consagrado en el Decreto Único 1074 de 2015, y considerando principalmente, que:

1. La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

2. El artículo 2° de la ley consagró que los principios y las disposiciones contenidas en ella serían aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

3. El Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, estableció en su artículo 13° que los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

4. El Decreto 1377 de 2013 fue compilado por el Decreto Único 1074 de 2015, el cual consagra en su artículo 2.2.2.25.3.1. los requisitos mínimos que debe tener el documento que contenga las políticas para el tratamiento de datos personales, con el fin de dar cumplimiento a los principios consagrados en el  4° artículo de la Ley 1581 de 2012.

En virtud de lo anterior, la Asamblea General de Accionistas y la Gerencia de la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS S A S, promulgan el presente reglamento interno, contentivo de las POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ADMINISTRADOS Y MANEJADOS POR A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS S A S

PRIMERO: AMBITO DE APLICACIÓN. – El presente documento contiene las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual, es elaborado de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y las demás disposiciones legales que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Estas políticas (PTDP) serán aplicadas por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS S A S (en adelante, “A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS ””) respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, respecto de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales al interior de la compañía.

SEGUNDO: RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. – De acuerdo con la definición ofrecida por el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, será responsable del tratamiento la siguiente persona jurídica.

TERCERO: DEFINICIONES. – Para los efectos del presente reglamento, se tendrán en cuenta las definiciones incluidas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Habeas Data: Aprobación y manejo de datos personales para su uso con consentimiento del usuario (Descargar formato)

CUARTO: FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCIÓN DE LOS  DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS. - A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS podrá recolectar datos e información personal de i) sus accionistas; ii) empleados y prestadores de servicios; iii) clientes; iv) proveedores; entre otros, con las finalidades que se describen a continuación:

4.1.        Bases de datos de Accionistas:

Respecto de los accionistas, A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS recopilará datos personales, tales como su nombre, denominación o razón social; tipo de identificación, número de identificación; datos de ubicación, como dirección, teléfono, domicilio y correo electrónico; información financiera, como su número de acciones suscritas, el valor nominal de las mismas y su valor patrimonial; igualmente, cuando haya lugar a ello, el monto de los dividendos entregados y el valor de los impuestos pagados por el accionista.

Los anteriores datos serán recolectados, almacenados, usados, puestos en circulación, suprimidos y, en general, administrados por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS con la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas del código de comercio colombiano, que regulan las relaciones entre accionistas o, entre estos y la sociedad. Particularmente en cuanto a la obligación que tienen los accionistas de registrar su dirección y datos de contacto ante la administración de la sociedad; o la obligación que tiene el administrador de la sociedad de citar o convocar a los accionistas a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas.

Igualmente, la información financiera que reposa en las bases de datos de la compañía, respecto de todos los accionistas, será utilizada única y exclusivamente al interior de la compañía, para temas de manejo interno de acciones, valores nominales, valores patrimoniales, dividendos e impuestos. Esta información será considerada reservada y no se podrá divulgar a menos que así lo requiera el accionista titular.

4.2.        Bases de datos de empleados y prestadores de servicio

Respecto de los empleados y demás prestadores de servicio de la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS S A S, serán administrados datos personales como: nombre, denominación o razón social; datos de ubicación y contacto, tales como: dirección, teléfono, correo electrónico y ciudad; datos socioeconómicos, tales como: estrato, barrio, número de personas a cargo, salario, régimen de salud; datos laborales, como: EPS a la que pertenece, ARL, caja de compensación, administrador de fondos de pensiones y cesantías, tipo de contrato; entre otros.

Los anteriores datos, y todos aquellos que se recolecten en virtud de la relación laboral o de servicio, serán utilizados única y exclusivamente por la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS en desarrollo de la relación laboral que tenga con sus empleados y sus prestadores de servicio.

4.3.        Bases de datos de clientes

Los datos y la información personal que se recolecte por la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, correspondiente a sus clientes será utilizada por la compañía para efectos de administrar la facturación y realizar los requerimientos a que haya lugar en relación con los servicios prestados por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS a favor de todos sus clientes desde el punto de vista contable.

Igualmente, desde un punto de vista estrictamente profesional, A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS entiende que la información personal o comercial suministrada por sus clientes se encuentra en total reserva, pues se trata de información que puede resultar sensible para los intereses de todos los que reciben bienes y servicios por parte de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS. En ese sentido, los datos y la información personal que llegue a conocimiento de la sociedad serán utilizados única y exclusivamente en desarrollo de la prestación de los servicios vigentes entre A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS y sus clientes.

Por otro lado, los datos de contacto, tales como: nombre, denominación o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico y domicilio serán utilizados por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS para el envío de requerimientos e información de interés para los clientes de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS.

4.4.        Bases de datos de proveedores.

Los datos y la información personal recopilada por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS respecto de sus proveedores será utilizada únicamente en el desarrollo y ejecución contractual de las relaciones comerciales vigentes entre las partes.

De manera general, los datos personales usados, administrados, recopilados, manejados, suprimidos, y en general, sometidos a tratamiento por parte de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, se recopilan con las siguientes finalidades: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS; j) Todas aquellas finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritas en los avisos de privacidad respectivos, según sea el caso; k) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas que se creen en el  futuro.

QUINTO. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR. – Además de los derechos consagrados por el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el titular, como la persona que lo represente, deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

SEXTO: OBLIGACIONES DE A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. - Todas las personas obligadas a cumplir y observar las presentes políticas al interior de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, bien sea en calidad de administradores, abogados, asesores, empleados o prestadores de servicio, deben acatar las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás que se desprendan de las ley 1581 de 2012, y todas aquellas que la reglamenten, complementen, modifiquen o sustituyan: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información  del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las ley y en las presentes políticas; k) Adoptar el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SÉPTIMO:  PROCEDIMIENTO  PARA  EL  EJERCICIO  DE  LOS  DERECHOS  DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL. – Los titulares de datos personales, así como las personas enumeradas en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, en virtud de su derecho de acceso podrán elevar Peticiones, Quejas o Reclamos directamente a la gerencia de la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, que será el área encargada de conocer sobre sus peticiones.

Para tales efectos, estas personas podrán enviar sus peticiones, quejas o reclamos por medio de los siguientes canales habilitados:

1. Verbalmente, comunicándose a la línea de atención al cliente en Medellín.
2. Marcando el número telefónico (4) 4481899
3. Por medios físicos, radicando su escrito de petición, quejas o reclamos en la dirección Cra. 65 #30-84 de la ciudad de Medellín
4. Por medios electrónicos, enviando su petición, queja o reclamo al correo electrónico info@ajtransmisiones.com

La solicitud radicada por cualquier de los medios deberá contener: i) identificación del titular de los datos personales o la indicación de actuar en determinada calidad, demostrando encontrarse legitimado para ello; ii) la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o al reclamo; iii) la indicación de los datos de contacto, como dirección, teléfono y correo electrónico; y iv) la persona deberá acompañar los documentos que pretenda hacer valer.

• Cuando se trate de la interposición de una consulta, esta será resuelta por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Tratándose de la presentación de reclamaciones, dirigidas a corregir, actualizar o suprimir alguno de los datos personales manejados por el responsable del tratamiento, o cuando se considere que se está incumpliendo cualquiera de los deberes incluidos en este reglamento o en la ley; se ha de seguir el siguiente procedimiento:

1. La solicitud radicada en los términos establecidos en la presente cláusula, será estudiada por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, quien, en caso de encontrar incompleto el reclamo, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga 'reclamo en trámite' y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

OCTAVO: MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS POR A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS. - En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

NOVENO: AVISO DE PRIVACIDAD. - En el evento en que A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, el cual será comunicado al titular del dato desde el momento mismo de la recolección del dato, y cuyo texto se conservará para consulta de la Superintendencia de Industria y Comercio.

DÉCIMO: VIGENCIA. - El presente documento contiene las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, implementadas por la sociedad A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS., en virtud de lo establecido por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, las cuales estarán vigentes a partir de la firma del presente documento por su representante legal, y por todo el término de vigencia de las bases de datos administradas o sometidas al tratamiento de A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, derogando cualquier documento que se haya realizado con anterioridad.

Dichas bases de datos, estarán vigentes de manera indefinida mientras subsistan las actividades comerciales desarrolladas por A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS, y se conserven las condiciones contractuales que dieron origen a su creación.

Cualquier cambio que se presente respecto de estas políticas de tratamiento, se informará debidamente a través del correo electrónico info@ajtransmisiones.com

Suscrito en Medellín a los veintiún (24) días del mes de Junio de 2017.

ADOLFO LEON CASTAÑO OROZCO

Representante legal

A Y J TRANSMISIONES Y EQUIPOS S A S